Танцювальна студія — це кілька паралельних світів в одному просторі. Одночасно йдуть заняття з хіп-хопу в залі 1 і дитяча група в залі 2. Три хореографи мають різні графіки і різні схеми нарахування зарплати. Абонементи у всіх різні — хтось купив 8 занять, хтось місячний, хтось мультипаспорт на кілька напрямків. І все це треба звести в одну картину — бажано без трьох Excel-файлів і записної книжки.
Саме для цього існує CRM для танцювальної студії. Розбираємо що це дає конкретно — і чому для більшості студій це питання не «чи потрібно» а «чому не зробили раніше».
Чим танцювальна студія відрізняється від звичайного фітнес-клубу
Загальна логіка схожа: клієнти, заняття, абонементи, тренери. Але у танцювальних студій є специфіка яка робить управління складнішим ніж у звичайному залі.
Багато напрямків в одному закладі
Хіп-хоп, бальні, contemporary, дитяча хореографія, стретч — кожен напрямок має свій розклад, свого хореографа і своїх клієнтів. Клієнт може ходити одразу на два напрямки.
Хореографи з різними схемами оплати
Один бере ставку за заняття, інший — відсоток від виручки групи, третій — погодинно. І всі проводять різну кількість занять щотижня. Рахувати вручну — головний біль адміністратора.
Складніша структура абонементів
Абонемент на 8 занять хіп-хопу. Або на місяць одного напрямку. Або мультипаспорт на всі напрямки. Або разове заняття. Відстежувати залишок по кожному клієнту вручну — нереально.
Виступи і репетиції поза розкладом
Підготовка до концерту, додаткові репетиції, перегляди — все це треба вносити в розклад не перетинаючись із звичайними заняттями і вчасно повідомляти клієнтів.
Рівні підготовки всередині напрямку
Хіп-хоп для початківців і просунутих — різні групи, різний час, різна динаміка відвідуваності. Клієнт може переходити між рівнями з плином часу.
Клієнти чекають онлайн-сервіс
Аудиторія танцювальних студій — переважно молодь яка звикла вирішувати все через смартфон. Онлайн-запис, перегляд розкладу і оплата через додаток — вже не перевага, а мінімальне очікування.
Розклад груп: як це виглядає в CRM
Розклад танцювальної студії — найскладніший компонент для управління вручну. Кілька залів, кілька напрямків, кілька хореографів — і все це не повинно перетинатись. Будь-яка зміна тягне за собою каскад перевірок.
Приклад тижневого розкладу студії
| Час | Понеділок | Вівторок | Середа | Четвер | П'ятниця |
|---|---|---|---|---|---|
| 10:00 | Діти · Маша | — | Діти · Маша | — | Діти · Маша |
| 12:00 | — | Стретч · Маша | — | Стретч · Маша | — |
| 17:00 | Хіп-хоп · Оксана | Бальні · Василь | Хіп-хоп · Оксана | Бальні · Василь | Хіп-хоп · Оксана |
| 19:00 | Contemporary · Оксана | Бальні адв · Василь | Contemporary · Оксана | Бальні адв · Василь | Contemporary · Оксана |
| 20:30 | Хіп-хоп адв · Оксана | — | Хіп-хоп адв · Оксана | — | Contemp адв · Оксана |
У CRM такий розклад будується один раз — і далі автоматично генерується на тижні вперед. Будь-яка зміна — скасування заняття, заміна хореографа, додаткова репетиція — вноситься в одному місці і система сама повідомляє всіх клієнтів відповідних груп.
Клієнт відкриває додаток і бачить актуальний розклад. Не потрібно телефонувати щоб дізнатись чи є заняття у вівторок — вся інформація в смартфоні.
Типи абонементів для танцювальної студії
Танцювальні студії використовують значно гнучкішу систему абонементів ніж звичайні фітнес-зали. CRM дозволяє підтримувати всі варіанти одночасно без плутанини.
На кількість занять
- Клієнт ходить до вичерпання
- Термін дії — зазвичай 1–2 місяці
- CRM показує залишок занять
- Автоматичне попередження на 2 останніх
Місячний абонемент
- Простіше для клієнта — заплатив і ходить
- CRM відстежує дату закінчення
- Автоматичне нагадування за 3–5 днів
- Зручно для постійних учнів
Мультипаспорт
- Для тих хто ходить на хіп-хоп і стретч
- Можна обмежити кількість занять кожного напрямку
- Або необмежений доступ до всіх
- CRM рахує відвідування по кожному напрямку
Разове заняття і пробний урок — теж окремі типи які CRM підтримує. Пробне заняття автоматично запускає ланцюжок: після відвідування клієнт отримує повідомлення з пропозицією купити абонемент.
Облік хореографів: розклад, заняття і зарплати
Нарахування зарплат хореографам — одна з найбільших рутинних задач адміністратора студії. Особливо коли кожен хореограф має свою схему оплати.
Фіксована ставка за заняття
Хореограф отримує фіксовану суму за кожне проведене заняття — незалежно від кількості учнів. Наприклад 300 грн за годинне заняття. Легко рахувати але не стимулює набір групи.
Відсоток від виручки групи
Хореограф отримує 25–35% від суми абонементів клієнтів які відвідали заняття. Мотивує хореографа набирати і утримувати учнів. Складніше рахувати вручну — ідеально для автоматизації.
Погодинна оплата
Оплата за фактично відпрацьовані години включаючи підготовку і репетиції. Підходить для хореографів які проводять індивідуальні заняття і репетиції різної тривалості.
Комбінована схема
Мінімальна ставка плюс відсоток від виручки понад певний поріг. Гарантує хореографу базовий дохід і водночас мотивує розвивати групи. Найпоширеніша у великих студіях.
У CRM для кожного хореографа налаштовується власна схема нарахування. Наприкінці місяця система автоматично підраховує суму виплати — враховуючи скільки занять провів, скільки учнів відвідало і яка виручка з кожного заняття. Адміністратор отримує готову відомість. Без Excel і без калькулятора.
Для яких напрямків підходить CRM
Будь-який напрямок де є регулярні групові заняття, абонементи і хореограф — це кандидат на автоматизацію.
Хіп-хоп і вуліна хореографія
Групи по рівнях, відкриті класи, батли і виступи
Бальні танці
Пари, категорії, тренування і змагання
Contemporary і модерн
Рівні підготовки, імпровізація, перформанс
Дитяча хореографія
Вікові групи, ритміка, підготовка до виступів
Latina і Bachata
Початківці і просунуті, парні і сольні заняття
Стретч і пластика
Загальний стретч, шпагат, танцювальна пластика
Pole dance і aerial
Рівні, обладнання, індивідуальні і групові
Будь-який напрямок
Якщо є групи, розклад і абонементи — CRM підходить
До і після CRM: як змінюється робота адміністратора
✗ Без CRM
- Розклад в Excel або на дошці — зміна тягне обдзвін всіх клієнтів
- Облік абонементів в записній книжці або таблиці
- Зарплата хореографів рахується вручну наприкінці місяця
- Клієнт дзвонить дізнатись чи є місце в групі
- Нагадування про поновлення абонементу — якщо не забули
- Аналітика по напрямках — «приблизно» і «на відчуттях»
- Будь-яка зміна хореографа — ручне оповіщення всіх
✓ З CRM
- Розклад змінюється в системі — клієнти отримують повідомлення автоматично
- Залишок занять у кожного клієнта видно в реальному часі
- Зарплата розрахована автоматично за будь-якою схемою
- Клієнт записується онлайн — адміністратор бачить список групи
- Нагадування про поновлення надсилаються за 2–3 заняття до кінця
- Аналітика по напрямках і хореографах — в реальному часі
- Заміна хореографа — одна зміна в системі, все оновлюється автоматично
Часті запитання про CRM для танцювальної студії
Яка програма підходить для управління танцювальною студією?
Для танцювальної студії потрібна CRM яка підтримує розклад по кількох напрямках і залах, різні типи абонементів, облік роботи хореографів і нарахування зарплат за різними схемами, онлайн-запис і автоматичні нагадування клієнтам. GYMS CRM підходить для студій хіп-хопу, бальних танців, contemporary, дитячої хореографії і будь-яких інших напрямків.
Як рахувати зарплату хореографу в CRM?
У GYMS CRM для кожного хореографа налаштовується власна схема нарахування: фіксована ставка за заняття, відсоток від виручки групи, погодинна оплата або комбінована схема. Система фіксує скільки занять провів кожен хореограф і скільки клієнтів відвідало — і автоматично розраховує суму виплати. Готова відомість наприкінці місяця без ручних підрахунків.
Як організувати онлайн-запис у танцювальній студії?
Через мобільний додаток або сайт закладу — обидва включені у GYMS CRM безкоштовно. Клієнт бачить розклад всіх напрямків, фільтрує по хореографу або часу, записується одним тапом. Місце бронюється автоматично. Адміністратор бачить актуальний список групи. Клієнт отримує підтвердження і нагадування перед заняттям.
Чи підходить CRM для невеликої танцювальної студії?
Так, і особливо для невеликих студій де один адміністратор закриває всі задачі. CRM найбільше економить час саме там де немає великої команди. Немає обмежень по кількості клієнтів чи груп — ціна GYMS CRM не залежить від розміру закладу.
Чи можна вести кілька напрямків в одній системі?
Так. GYMS CRM дозволяє вести необмежену кількість напрямків в одній системі — кожен зі своїм розкладом, хореографом і типами абонементів. Клієнт може мати абонемент одразу на кілька напрямків і система відстежує залишки по кожному окремо.
Як сповістити клієнтів про скасування або зміну заняття?
Адміністратор вносить зміну в розклад — і CRM автоматично надсилає повідомлення всім записаним клієнтам через Telegram або Viber. Не потрібно нікому телефонувати або писати вручну. Клієнти дізнаються про зміну в реальному часі.
Висновок: CRM для танцювальної студії — це про час і контроль
Танцювальна студія з кількома напрямками і хореографами — це управлінськи складний бізнес. Не тому що він великий, а тому що в ньому багато паралельних процесів які треба тримати під контролем одночасно.
CRM не замінює хорошого хореографа і сильний продукт. Але вона забирає все що заважає адміністратору і власнику займатись розвитком — ручний облік, нескінченні повідомлення, підрахунок зарплат і розплутування конфліктів у розкладі.
Якщо ваша студія все ще працює в Excel і записній книжці — тестовий доступ до 365 днів дозволяє перевірити як це може виглядати інакше. Без поспіху і без зобов'язань.