Система управління дитячою секцією або гуртком: вікові групи з окремим розкладом, облік абонементів, відвідуваність кожного заняття і миттєве оповіщення батьків при будь-яких змінах. Разова оплата від $500 — без щомісячних платежів.
Типова ситуація у дитячій секції
Дитяча секція — це особлива відповідальність. Тут клієнт — дитина, а рішення приймають батьки. Організаційний хаос у секції вони сприймають гостріше ніж де-небудь ще.
Тренер захворів. Адміністратор написав у загальний WhatsApp-чат — але не всі батьки в ньому, частина читає пізно. Три родини приїхали даремно. Батьки незадоволені — не тому що заняття скасоване, а тому що не попередили вчасно. Такі ситуації підривають довіру до секції.
Миттєве оповіщення батьків усіх записаних дітей через Telegram і Viber — одним кліком
Молодша група займається у вівторок і четвер, старша — у понеділок і п'ятницю, середня — щодня. Кожна в окремій таблиці, кожна з іншим тренером. Адміністратор тримає це в голові і регулярно плутає кого куди записати або кому що відповідати.
Всі вікові групи в єдиному розкладі — чітко і без плутанини для всієї команди
Батько запитує: «А чи була моя дитина на тренуванні в середу?» Тренер перевіряє паперовий журнал. Якщо тренер інший або змінний — не знає де шукати. Батьки хочуть знати відвідуваність своєї дитини, але немає зручного способу це побачити.
Батьки бачать відвідуваність дитини в застосунку — без дзвінків тренеру
Абонемент закінчився, нагадування не було. Батьки просто не привели дитину в наступному місяці — вирішили що відпочинуть. Потім забули. Секція втратила постійного учня не через якість тренувань, а через відсутність нагадування вчасно.
Автоматичне нагадування батькам за 3 дні до закінчення абонементу дитини
Замінний тренер приходить і не знає хто з дітей з якими особливостями — у кого алергія, хто нещодавно перехворів, хто потребує особливої уваги на певних вправах. Він дізнається по ходу або не дізнається взагалі. Батьки це помічають.
Нотатки тренера в картці дитини — будь-який тренер бачить контекст до початку заняття
Перед виїздом на змагання потрібні підписані дозволи батьків і допуски лікаря. Адміністратор перебирає паперову папку і з'ясовує у кого що відсутнє або прострочене — вже напередодні виїзду, коли вирішити це складно.
Дозволи і довідки в картці дитини — одним поглядом видно у кого що відсутнє
Функціонал системи
Інструменти під специфіку роботи дитячих секцій — де клієнти діти, а комунікація відбувається з батьками.
Заняття скасоване, тренер замінений або час змінився — система надсилає повідомлення батькам усіх записаних дітей через Telegram і Viber одним кліком. Ніхто не приїжджає даремно. Довіра батьків до секції зростає через прозору комунікацію.
Готово ✓4–6 років, 7–9 років, 10–12 років і старші — кожна група з окремим розкладом, тренером і тарифом абонементу. Батьки не плутають коли і куди вести дитину — розклад доступний у застосунку і завжди актуальний.
Готово ✓Рівень підготовки, особливості, досягнення, нотатки тренера — в картці кожної дитини. Замінний тренер бачить контекст до початку заняття. Батьки можуть бачити нотатки і прогрес дитини через застосунок — прозорість підвищує лояльність.
Готово ✓Тренер відмічає присутніх через мобільний застосунок — система фіксує хто прийшов і хто пропустив. Батьки бачать відвідуваність своєї дитини в застосунку. Якщо дитина не з'являлась кілька занять поспіль — адміністратор отримує сигнал.
Готово ✓Пакет занять або місячний абонемент — при кожному відвідуванні система автоматично списує заняття. За 3 дні до закінчення батьки отримують нагадування через Telegram або Viber. Продовження абонементу не затримується через забудькуватість.
Готово ✓Підписані дозволи батьків на заняття і участь у змаганнях, довідки і допуски — скануються і зберігаються в картці дитини. Перед виїздом на змагання адміністратор одразу бачить у кого що відсутнє або прострочене.
Готово ✓Батько або мати бачать розклад групи дитини, її абонемент і залишок занять, відвідуваність і нотатки тренера. Отримують нагадування про заняття і повідомлення при будь-яких змінах — без необхідності дзвонити в секцію.
Готово ✓Турніри і виїзні збори — як окремий тип події в розкладі з власним списком учасників. Батьки бачать заходи і можуть підтвердити участь дитини через застосунок. Всі дозволи і документи прив'язані до картки кожного учасника.
Готово ✓Ставка за заняття, відсоток від кількості дітей у групі або різні ставки для різних вікових категорій — будь-яка схема налаштовується в системі. Готова відомість на кінець місяця без ручного підрахунку.
Готово ✓Кому підходить
Будь-яка дитяча секція або гурток з груповими заняттями, абонементами і розкладом — система підходить повністю.
Вікові групи, пояси і розряди, змагання, оповіщення батьків при змінах у розкладі
Групи за напрямками і рівнями, черга на популярні класи, нагадування батькам
Вікові команди, розклад тренувань і матчів, облік гравців і документів для виїздів
Групи за рівнем, розклад доріжок, відвідуваність, оповіщення батьків при скасуванні
Вікові групи, нотатки тренера про кожну дитину, облік абонементів і відвідуваності
Кілька секцій під одним дахом — спільна база батьків і дітей, окремі розклади
Як система змінює роботу секції
Що відбувається у секції коли організаційна частина автоматизована і батьки завжди в курсі подій.
Тренер не може провести заняття. Адміністратор позначає його як скасоване в системі. Система миттєво відправляє повідомлення батькам усіх 28 записаних дітей через Telegram і Viber одночасно. Жоден дзвінок, жоден загальний чат — і нікому не треба їхати даремно. Пропущені заняття автоматично повертаються на абонементи.
Тренер відкриває список групи в застосунку і бачить картку кожної дитини: вік, рівень підготовки, нотатки від попереднього тренера, особливості на які звертати увагу. Заняття починається без п'ятихвилинного знайомства. Батьки не помічають різниці у якості уроку.
Система відстежила відвідуваність і сигналізувала: дитина відсутня третє заняття поспіль. Адміністратор написав батькам — виявилось що дитина перехворіла і батьки просто не знали, що можна заморозити абонемент. Пояснили умови, заморозили — дитина повернулась після одужання.
Система виявила що на абонементі залишилось 2 заняття і надіслала батькам повідомлення в Telegram. Вони написали адміністратору того ж дня і оплатили наступний місяць. Дитина не пропустила жодного заняття через адміністративну паузу — все відбулось непомітно і вчасно.
Завтра виїзд. Адміністратор відкриває список учасників — у картці кожної дитини прикріплені скановані дозволи батьків і довідки. Одразу видно у кого щось відсутнє або прострочене. Два дзвінки — і питання вирішено ще ввечері, а не вранці на автобусній зупинці.
Порівняння
Що реально важливо для дитячої секції при виборі програми обліку.
| Параметр | GYMS CRM | Типова підписна CRM |
|---|---|---|
| Оповіщення батьків автоматично | ✓ Є | Частково |
| Відвідуваність дитини у застосунку батьків | ✓ Є | Рідко |
| Нотатки тренера в картці дитини | ✓ Є | Рідко |
| Дозволи і довідки в картці | ✓ Є | Частково |
| Модель оплати | Разова $500 | $30–150/міс |
| Тестовий доступ | 1 рік | 7–14 днів |
| Дані на вашому сервері | ✓ Так | ✗ Хмара |
| Ліміт дітей у базі | Немає | Є на базових |
| Вартість за 3 роки | ~$870 | ~$3 240 |
Безпека даних
Контакти батьків, дозволи і будь-яка інформація про дітей — це чутливі дані, які мають зберігатись під вашим контролем.
Хмарний сервіс зберігає імена дітей, контакти батьків і всі дані про відвідуваність разом із базами сотень інших організацій. Секція не контролює хто і за яких умов може отримати доступ до цієї інформації. При закритті сервісу доступ до даних може зникнути разом із ним.
GYMS CRM встановлюється на VPS-сервер, який належить вам. Доступ до даних дітей і батьків мають лише ваші співробітники з відповідними правами. Система працює в локальній мережі навіть без інтернету, а ліцензія довічна незалежно від подальшого розвитку нашої компанії.
Запуск 1 червня 2026
Секції і гуртки, що підключаться в червні 2026, отримують 3 локації за ціною однієї і 1 рік тестового доступу до повного функціоналу.
✈ Написати в TelegramПідключення дитячої секції
Ви розповідаєте про секцію — ми налаштовуємо все інше самостійно.
Пишете нам у Telegram або Viber. Розповідаєте про секцію: напрямок, вікові групи, кількість дітей і тренерів, які абонементи продаєте. Узгоджуємо деталі і дату підключення.
📱 Telegram / ViberНаш спеціаліст встановлює і налаштовує сервер для вашої секції повністю самостійно. Налаштовуємо вікові групи, розклад і абонементи, підключаємо оповіщення для батьків. Від вас не потрібно технічних знань або дій.
🖥 Під ключ — наша командаЗ першого дня повний функціонал без обмежень і без оплати. Вносите базу дітей і батьків, налаштовуєте розклад, підключаєте застосунок для батьків. Переконуєтесь що система підходить вашій секції — і тоді приймаєте рішення про купівлю.
✓ 1 рік безкоштовноFAQ
🚀 Старт 1 червня 2026
Подайте заявку — ми зв'яжемось і узгодимо зручну дату підключення. Перший рік — безкоштовно.