Система обліку для персонального тренера: клієнтська база з нотатками про кожного, пакети тренувань з автоматичним списанням, розклад і нагадування. Разова оплата від $500 — без щомісячних платежів назавжди.
Типова ситуація у персонального тренера
Персональний тренер — це одночасно фахівець і підприємець. Поки клієнтів 5–7 — все тримається в голові. Коли їх стає 15–20 — без нормального обліку починається хаос, і тренер витрачає вечори на адміністрування замість відпочинку.
Один клієнт у Notes, другий у Telegram, третій — в паперовому зошиті. Перед тренуванням тренер витрачає 10 хвилин на пошук що було минулого разу, які цілі у людини і на що звертати увагу. З ростом бази це стає справжньою проблемою.
Єдина картка кожного клієнта з повною хронологією — все під рукою за 10 секунд
Клієнт купив 10 тренувань. Після кожного тренер ставить позначку — в телефоні або в таблиці. Іноді забуває. Клієнт запитує скільки залишилось — тренер перераховує. Іноді цифри не збігаються, і виникає незручна ситуація.
Автоматичне списання після кожного тренування — клієнт бачить залишок у застосунку сам
Тренер веде розклад у Google Календарі, але клієнти самі не бачать свої заняття і постійно уточнюють «коли в нас наступне?». Нагадувань немає — частина клієнтів забуває і не приходить, а тренер втрачає тренування і виручку.
Розклад у системі з автоматичними нагадуваннями клієнту за годину до тренування
Клієнт взяв перерву «на два тижні» — і не повернувся. Тренер зрозумів що людина пішла тільки коли та відписалась з Instagram. Жодного сигналу, жодного нагадування — клієнт тихо зник, а тренер навіть не спробував повернути.
Сигнал якщо клієнт не з'являвся більше 14 днів — є час написати поки не пізно
Клієнт каже «розрахуюсь наступного разу» — і тренер забуває нагадати. Або пам'ятає, але незручно питати. В підсумку кілька клієнтів мають борги, а тренер не знає точно скільки і хто. Наприкінці місяця — неприємне відкриття.
Облік оплат і боргів у системі — тренер бачить фінансову картину по кожному клієнту
Частина клієнтів платить готівкою, частина — переказом. Хтось заплатив наперед, хтось у борг. Скласти реальну картину виручки за місяць — задача на кілька годин зі звіркою переписки і нотаток. І все одно є сумніви в точності.
Всі оплати в системі — виручка за будь-який період доступна в один клік
Функціонал системи
Інструменти під специфіку роботи персонального тренера — де кожен клієнт унікальний і вимагає індивідуального підходу.
Картка клієнта: ім'я, контакти, цілі, початкові параметри, активний пакет тренувань і повна хронологія кожного заняття. Тренер відкриває картку з телефону перед тренуванням і одразу бачить що було минулого разу, які були результати і на що звернути увагу сьогодні.
Готово ✓Пакет 5, 10 або 20 тренувань — після кожного заняття тренер робить відмітку і система автоматично списує одне тренування з пакету. Клієнт бачить залишок у застосунку. За 2 тренування до кінця пакету — автоматичне нагадування клієнту про поновлення.
Готово ✓Після заняття тренер фіксує результати прямо в застосунку: що зробили, які були показники, що змінити наступного разу. Клієнт бачить свій прогрес у динаміці — це підвищує мотивацію і лояльність. Хронологія доступна за будь-який період.
Готово ✓Розклад всіх клієнтів в одному місці — тренер бачить свій тиждень повністю. Клієнт отримує нагадування в Telegram або Viber за годину до тренування автоматично. Скасування або перенесення — одним повідомленням без ручного обдзвону.
Готово ✓Хто оплатив, хто в борг, хто заплатив наперед — все фіксується в системі. Виручка за тиждень, місяць або будь-який період доступна в один клік. Тренер завжди знає реальну фінансову картину без звірки переписки і нотаток.
Готово ✓Якщо клієнт не приходив на тренування більше 14 днів — тренер отримує сповіщення. Один своєчасний особистий меседж часто повертає людину, яка просто втратила ритм. Без сигналу тренер дізнається про втрату клієнта вже коли поверненню нічого не допоможе.
Готово ✓Клієнт бачить свій розклад, залишок тренувань у пакеті і свій прогрес у динаміці. Може підтвердити або скасувати тренування самостійно. Тренер бачить підтвердження заздалегідь і розуміє скільки людей прийде завтра.
Готово ✓Тренер веде клієнтів в залі і онлайн — обидва формати в єдиній системі як окремі типи занять з різними тарифами. Розклад, нотатки і облік пакетів однаково доступні незалежно від формату тренування.
Готово ✓Якщо тренер працює з колегами або має асистента — система підтримує кілька облікових записів з різними правами доступу. Спільна база клієнтів, спільний розклад, окремі фінанси по кожному тренеру.
Готово ✓Кому підходить
Від тренера-одинака з 10 клієнтами до невеликої команди зі спільною базою — система підходить будь-якому масштабу.
Персональні тренування в залі, пакети занять, облік прогресу і нагадування клієнтам
Клієнти з різних міст, онлайн-сесії, пакети тренувань і відстеження прогресу дистанційно
Персональні практики, нотатки про рівень підготовки і особливості кожного клієнта
Персональна підготовка спортсменів, облік тренувань і фіксація прогресу в техніці
Підготовка до змагань, індивідуальні плани, відстеження показників по кожному клієнту
2–5 тренерів зі спільною базою клієнтів, єдиним розкладом і окремим обліком фінансів
Автоматизація роботи тренера
Конкретні сценарії — від першого тренування нового клієнта до місячного фінансового підсумку.
Тренер вносить ім'я, контакт, цілі і початкові параметри клієнта. Прив'язує пакет із 10 тренувань. Вже після першого заняття фіксує нотатки про рівень підготовки і що опрацювали. Наступного разу — достатньо відкрити картку, щоб бути повністю в контексті.
За годину до тренування клієнт отримав повідомлення в Telegram. Побачив, зібрався і прийшов вчасно. Тренер нічого не робив — система відправила нагадування сама. Кількість пропущених тренувань скорочується, і тренер не витрачає ранок на обдзвін.
Система виявила, що в пакеті клієнта залишилось 2 тренування, і надіслала повідомлення. Клієнт написав тренеру того ж дня — вони узгодили новий пакет і оплату. Тренер не думав про це — система нагадала в потрібний момент.
Система сигналізувала про тривалу відсутність. Тренер написав особисте повідомлення — виявилось, що клієнт просто перевантажився на роботі і думав, що пауза триватиме довше. Домовились поновити тренування наступного тижня. Без сигналу — клієнт просто не повернувся б.
Тренер відкриває розділ фінансів і бачить скільки тренувань було проведено, яка виручка, хто в борг і хто заплатив наперед на наступний місяць. Немає звірки переписки, немає таблиць, немає сумнівів у цифрах — все зафіксовано в системі в момент кожної оплати.
Порівняння
Що реально важливо персональному тренеру при виборі програми для обліку клієнтів.
| Параметр | GYMS CRM | Типова підписна CRM |
|---|---|---|
| Модель оплати | Разова $500 | $30–150/міс |
| Тестовий доступ | 1 рік | 7–14 днів |
| Нотатки про прогрес клієнта | ✓ Є | Частково |
| Пакети тренувань з автообліком | ✓ Є | Частково |
| Сигнал про відсутніх клієнтів | ✓ Є | Рідко |
| Онлайн і офлайн в одній системі | ✓ Є | Частково |
| Дані на вашому сервері | ✓ Так | ✗ Хмара |
| Ліміт клієнтів | Немає | Є на базових |
| Вартість за 3 роки | ~$870 | ~$3 240 |
Безпека даних
Контакти клієнтів, нотатки про їхній прогрес і фінансові дані — найцінніший актив тренера як підприємця.
Хмарний сервіс зберігає контакти ваших клієнтів, нотатки і фінансові дані разом із базами тисяч інших тренерів. Якщо сервіс закриється, підвищить тарифи або заблокує доступ — ви втрачаєте базу клієнтів, яку збирали роками. Це не гіпотетичний ризик — таке вже траплялось із популярними сервісами.
GYMS CRM встановлюється на VPS-сервер, який належить вам. Доступ до даних маєте лише ви — і ті, кому ви надали права. Система працює в локальній мережі навіть без інтернету, а ліцензія довічна: навіть якщо наша компанія змінить плани — ваша система продовжить роботу.
Запуск 1 червня 2026
Тренери, що підключаться в червні 2026, отримують 3 локації за ціною однієї і 1 рік тестового доступу до повного функціоналу.
✈ Написати в TelegramПідключення
Ви розповідаєте про свою практику — ми налаштовуємо все інше самостійно.
Пишете нам у Telegram або Viber. Розповідаєте як ви працюєте: скільки клієнтів, які пакети продаєте, чи є онлайн формат, чи є колеги. Узгоджуємо деталі і дату підключення.
📱 Telegram / ViberНаш спеціаліст встановлює і налаштовує сервер для вас повністю самостійно. Налаштовуємо типи тренувань, пакети і тарифи під вашу модель роботи. Від вас не потрібно технічних знань або дій.
🖥 Сервер під ключ — наша командаЗ першого дня — повний функціонал без обмежень і без оплати. Вносите клієнтів, налаштовуєте пакети і розклад, підключаєте застосунок. Переконуєтесь, що система підходить вашій практиці — і тоді приймаєте рішення про купівлю.
✓ 1 рік безкоштовного тестуванняFAQ
🚀 Старт 1 червня 2026
Подайте заявку — ми зв'яжемось і узгодимо зручну дату підключення. Перший рік — безкоштовно.